Trattamento dei rifiuti sanitari in loco vs. trattamento centralizzato: un quadro di riferimento per la richiesta di offerta basato sull'evidenza

Perché il luogo di trattamento influisce sull'economia della gestione dei rifiuti sanitari

Immaginate un ospedale con un appaltatore affidabile per la gestione dei rifiuti. Il camion per la raccolta arriva ogni pomeriggio, i contenitori lasciano la struttura e l'impianto di trattamento si occupa del resto. Sulla carta, l'accordo sembra semplice.

Ora immaginate che l'ospedale si espanda, il percorso di raccolta si allunghi, il locale dei rifiuti inizi a riempirsi prima del ritiro e l'appaltatore debba servire diverse strutture lungo lo stesso percorso. Il prezzo del trattamento potrebbe non essere cambiato affatto, ma il rischio operativo reale dell'ospedale sì.

Con un sistema in loco può accadere il contrario. Un ospedale potrebbe acquistare delle apparecchiature aspettandosi di ridurre i costi di trasporto e smaltimento, solo per scoprire che l'unità viene utilizzata poco, che gli operatori non sono disponibili in ogni turno e che per lo smaltimento di rifiuti speciali è comunque necessario un fornitore esterno.

Ecco perché il confronto utile non è semplicemente: Quale metodo di trattamento è più economico?

Una domanda migliore è: Quale modello operativo offre a questa struttura sanitaria il percorso più controllabile dalla produzione dei rifiuti allo smaltimento finale?

1. Quale modello operativo dovrebbe considerare per primo un ospedale?

Prima di richiedere preventivi, è necessario definire il tipo di rete con cui si ha a che fare. La maggior parte dei progetti rientra in una delle tre seguenti tipologie pratiche.

La tabella è un punto di partenza, non un risultato finale. Un ospedale rurale potrebbe dare maggiore importanza all'affidabilità dei trasporti rispetto all'efficienza degli investimenti. Un ospedale cittadino situato vicino a un impianto centralizzato già esistente potrebbe giungere alla conclusione opposta.

2. Quando il trattamento in loco dei rifiuti sanitari ha senso dal punto di vista pratico

Il trattamento in loco diventa interessante quando il percorso stesso dei rifiuti è fonte di problemi.

Consideriamo un ospedale situato in una regione remota. L'azienda appaltatrice per la raccolta dei rifiuti potrebbe coprire la zona solo in determinati giorni. Forti piogge possono rendere impraticabile la strada. Il deposito temporaneo ha una capacità limitata. L'ospedale potrebbe inoltre voler ridurre la quantità di rifiuti infettivi non trattati che lasciano la struttura.

In questa situazione, il trattamento dei rifiuti compatibili più vicino al luogo di produzione può modificare il flusso di lavoro. Invece di attendere il successivo ritiro, l'ospedale può programmare il trattamento in base alla propria produzione di rifiuti.

La stessa logica può essere applicata a un grande complesso ospedaliero. Se diversi reparti producono rifiuti compatibili durante la giornata, una sala di trattamento locale può diventare parte del processo interno di smaltimento dei rifiuti, anziché essere un'apparecchiatura isolata.

I vantaggi sono reali, ma comportano delle responsabilità.

• Qualcuno deve essere responsabile della gestione quotidiana.
• Gli operatori necessitano di istruzioni chiare sui materiali accettati ed esclusi.
• I cicli falliti o interrotti richiedono una procedura di quarantena.
• La manutenzione preventiva deve essere programmata anziché rimandata.
• Le cartelle cliniche devono rimanere disponibili per eventuali consultazioni.
• I residui trattati necessitano comunque di una destinazione autorizzata.
• L'ospedale ha bisogno di un percorso alternativo nel caso in cui l'attrezzatura non sia disponibile.

Potrebbe rivelarsi una scelta inadeguata quando il volume dei rifiuti compatibili è estremamente basso, quando la maggior parte dei rifiuti richiede un trattamento specialistico o quando l'impianto non è in grado di fornire lo spazio, gli operatori e il supporto per la manutenzione necessari.

3. Quando il trattamento centralizzato dei rifiuti sanitari è più conveniente

La centralizzazione risolve un problema diverso: il sottoutilizzo e la frammentazione delle risorse tecniche.

Una piccola clinica potrebbe produrre una quantità di rifiuti compatibili troppo esigua per giustificare l'installazione di attrezzature dedicate. Dieci cliniche situate in un'area di raccolta ragionevole rappresentano invece un caso diverso. Insieme, potrebbero creare un flusso di rifiuti sufficientemente costante da supportare un centro di trattamento gestito in modo efficiente.

La struttura centrale può concentrare operatori qualificati, competenze di manutenzione, pezzi di ricambio e registri dei trattamenti. Ciò può risultare prezioso quando le singole strutture sanitarie non dispongono di personale tecnico.

C'è un altro aspetto da considerare in questo calcolo.

Ora i rifiuti devono essere spostati. Qualcuno deve raccoglierli, caricarli sul veicolo, percorrere il tragitto, ricevere i contenitori, verificare la distinta di carico e trasportare il materiale nell'area di trattamento. Ognuna di queste fasi ha un costo e crea un'ulteriore possibilità di ritardo.

La centralizzazione è quindi più forte quando la rete presenta le seguenti caratteristiche:

• generatori a sufficienza per mantenere l'impianto ben utilizzato;
• programmi di raccolta prevedibili;
• distanze di trasporto pratiche;
• capacità di ricezione e stoccaggio adeguate;
• operatori di impianti qualificati;
• capacità di trattamento affidabile durante i periodi di picco; e
• un piano di backup documentato.

Un impianto centralizzato può anche diventare un singolo punto di guasto. Se un impianto alimenta un'intera rete sanitaria, un'interruzione di corrente di grandi dimensioni può creare un problema per tutti i generatori contemporaneamente.

La risposta deve essere specifica. "Abbiamo un piano di emergenza" non è sufficiente. Chiedete dove vengono smaltiti i rifiuti, quanti ne possono essere accettati, chi si occupa del trasporto e con quanto anticipo può essere attivato il percorso alternativo.

4. Perché un modello ibrido è talvolta la soluzione più realistica

Le reti sanitarie raramente sono uniformi. Un gruppo ospedaliero può comprendere un ospedale da 600 posti letto in una città, tre ambulatori territoriali, un campus di laboratori e due strutture remote. Imporre a tutte queste strutture un unico modello di trattamento potrebbe essere meno efficiente rispetto all'assegnazione a ciascuna di esse di un percorso appropriato.

Una configurazione ibrida potrebbe essere la seguente:

Il vantaggio è la flessibilità. Lo svantaggio è la governance. Ogni percorso necessita di regole di separazione, registri, responsabilità e formazione coerenti.

Per un gruppo sanitario, il modello migliore potrebbe quindi essere la progettazione di una rete piuttosto che la scelta di una singola apparecchiatura.

5. Iniziate dagli sprechi, non dal numero di letti ospedalieri.

Il conteggio dei posti letto è comodo perché è facile da ottenere. Tuttavia, rappresenta un surrogato debole della misurazione dei rifiuti quando lo scopo è selezionare la capacità di trattamento.

Due ospedali con lo stesso numero di letti possono avere profili di spreco molto diversi. Un ospedale chirurgico, un ospedale universitario, un centro di riabilitazione e un polo medico ambulatoriale possono operare in modo molto diverso.

Prima di confrontare le apparecchiature, create una mappa degli sprechi.

Come minimo, registrare:

• massa media giornaliera di rifiuti compatibili;
• picco di massa di rifiuti compatibili;
• volume del contenitore occupato;
• il lotto più grande possibile;
• condizioni di umidità o di liquido libero;
• oggetti taglienti e vetrosi;
• tipologie di contenitori;
• tempo di conservazione attuale;
• categorie di rifiuti escluse; e
• Disposizioni attuali in materia di trasporto e smaltimento.

Creare una matrice di accettazione scritta

Le linee guida pubbliche di WEIDUN sui materiali elencano esempi di materiali sanitari infettivi clinici, di laboratorio e monouso, identificando al contempo le esclusioni, come i materiali radioattivi e i composti infiammabili o esplosivi. Il limite di accettazione esatto deve ancora essere confermato per il modello proposto, il carico e il contesto normativo locale.

Questo passaggio previene uno degli errori più costosi nella pianificazione degli impianti di trattamento: l'acquisto di capacità per rifiuti che il sistema selezionato non dovrebbe mai ricevere.

6. Calcolare la capacità effettiva anziché la capacità indicata nella brochure.

Il dato pubblicato relativo alla produzione in chilogrammi all'ora è utile per la valutazione dei modelli. Non deve essere considerato come un dato di produzione giornaliera garantito.

Supponiamo che un ospedale abbia 240 kg di rifiuti compatibili da trattare durante una finestra di trattamento di sei ore.

Sembra semplice finché non si passa dalla fase di progettazione alla stesura del progetto. Gli operatori devono caricare il sistema, avviare il processo, monitorarlo, scaricare il materiale trattato, ispezionare il prodotto finito, pulire l'area di lavoro, registrare il lotto e, occasionalmente, risolvere eventuali problemi.

Lo stesso vale per gli impianti centralizzati. Una linea di trattamento può avere una capacità nominale sufficiente, mentre l'area di ricezione non è in grado di gestire l'arrivo mattutino di più veicoli.

Utilizzare sia la massa che il volume

La densità dei rifiuti può influenzare drasticamente il risultato. Dieci chilogrammi di materiali protettivi leggeri possono occupare molto più spazio di dieci chilogrammi di materiale denso e umido.

Un ospedale dovrebbe quindi chiedere ai fornitori di prendere in considerazione:

• chilogrammi per lotto;
• volume occupato per lotto;
• dimensione massima realistica del lotto;
• tempo di ciclo completo;
• tempi di carico e scarico;
• Orari di disponibilità dell'operatore;
• manutenzione programmata; e
• capacità di emergenza richiesta.

Modelli WAYDO per lo screening iniziale

Questi sono dati di vagliatura pubblicati dal produttore. Non costituiscono una garanzia di produzione giornaliera per ogni miscela di rifiuti. Prima di approvare un modello, verificare la scheda tecnica aggiornata, le condizioni di prova di capacità, la configurazione e il carico ammissibile.

7. Non confondere il luogo del trattamento con la tecnologia di trattamento.

In loco e centralizzato descrivono Dove il trattamento ha luogo. FHT, autoclavaggio a vapore e altre tecnologie descrivono Come Il trattamento viene effettuato.

Si tratta di decisioni separate.

Un ospedale potrebbe utilizzare il trattamento a vapore in loco. Una struttura regionale potrebbe utilizzare il trattamento FHT. Un fornitore di servizi commerciale potrebbe utilizzare un diverso processo validato. L'ufficio acquisti dovrebbe quindi valutare la posizione e la tecnologia in modo indipendente prima di combinarle nel business case finale.

8. Dove si inserisce FHT in un progetto in loco o centralizzato

WEIDUN descrive il trattamento termico per attrito, o FHT, come un processo non di combustione in cui la triturazione e la miscelazione meccanica generano calore all'interno del recipiente di trattamento. La sequenza di processo pubblicata comprende il caricamento, la triturazione e la miscelazione, il riscaldamento per attrito, il trattamento, il raffreddamento e lo scarico.

Le informazioni pubbliche relative al sistema FHT descrivono una fase di trattamento a circa 150 °C, con un tempo di ciclo di circa 25-35 minuti e una riduzione microbica dichiarata dal produttore pari a 6 Log10, secondo il criterio di riferimento STAATT Livello IV. Vengono inoltre pubblicati i dati relativi alla riduzione di volume e peso.

Questi dati sono utili quando un acquirente sta stilando una lista ristretta di candidati. Non dovrebbero essere copiati nelle specifiche di accettazione ospedaliera senza prima verificare il modello effettivo, il carico di rifiuti, il metodo di misurazione e la relativa documentazione di prova.

Il trattamento FHT può quindi essere preso in considerazione sia in progetti a livello di impianto che in progetti centralizzati. La localizzazione non modifica le questioni fondamentali relative all'approvvigionamento: Quali rifiuti vengono introdotti? Quali condizioni di processo vengono dimostrate? Cosa si ottiene in uscita? Come viene documentato il risultato? Dove viene smaltito il materiale trattato?

9. Confronta i costi su cinque o dieci anni, non il primo preventivo.

È proprio qui che molti paragoni diventano fuorvianti.

Un fornitore centralizzato potrebbe indicare una tariffa di trattamento al chilogrammo. Un fornitore di apparecchiature potrebbe indicare il prezzo della macchina. Nessuna delle due cifre rappresenta il costo totale del trattamento.

categorie di costi in loco

• Acquisto e consegna delle attrezzature
• Preparazione della stanza e allacciamenti alle utenze.
• Installazione e messa in servizio
• Qualificazione e convalida
• lavoro dell'operatore
• Elettricità, acqua e materiali di consumo, ove applicabile.
• Manutenzione preventiva e parti soggette a usura
• Gestione della formazione e dei registri
• Gestione dei residui trattati
• Smaltimento esterno per rifiuti esclusi
• Trattamento di riserva durante i periodi di inattività

Categorie di costo centralizzate

• Contenitori e stoccaggio interno
• Lavoro di raccolta
• Veicoli e conducenti
• Costi relativi a carburante, assicurazione e trasporto
• Costi del trattamento
• Costi minimi di ritiro o servizio
• Supplementi per distanza, emergenza o carburante
• Gestione dei carichi rifiutati
• Spese di smaltimento finale
• amministrazione dei contratti

Inserisci i due percorsi nello stesso foglio di calcolo e utilizza lo stesso orizzonte temporale.

Quindi esegui almeno tre casi:

1. Tasso di utilizzo inferiore alle aspettative
2. Utilizzo normale previsto
3. Scenario di picco o di crescita

Questo è importante perché un sistema in loco può apparire eccellente quando viene utilizzato quotidianamente, ma molto meno attraente quando opera solo per pochi lotti alla settimana. Un servizio centralizzato può presentare il problema opposto: tariffe di trattamento interessanti, ma costi elevati per il trasporto e il ritiro d'emergenza quando la rete diventa meno prevedibile.

10. Il trasporto e lo stoccaggio possono modificare la risposta

Il trasporto è un aspetto che spesso viene trascurato perché percepito come un servizio di routine piuttosto che come un costo tecnico rilevante. In un modello centralizzato, tuttavia, diventa parte integrante del sistema di trattamento.

Informatevi su quanto tempo i rifiuti rimangono normalmente presso il produttore. Poi esaminate il percorso effettivo dal locale di raccolta all'impianto di trattamento. La distanza è solo una delle variabili. La frequenza di raccolta, l'affidabilità delle strade, la disponibilità dei veicoli, il traffico e i limiti di stoccaggio possono essere altrettanto importanti.

Domande per il trattamento centralizzato

• Con quale frequenza viene effettuata la raccolta dati per ciascun sito?
• Qual è l'intervallo di raccolta normale e quello massimo?
• Quanti rifiuti può trasportare il veicolo?
• Cosa succede se il veicolo si guasta?
• Cosa succede se l'impianto non è in grado di ricevere il carico?
• Come vengono gestiti i carichi rifiutati o separati in modo errato?
• Come viene registrato il passaggio di consegne?
• Chi è responsabile durante ogni trasferimento?

Domande per il trattamento in loco

Anche il percorso interno merita la stessa attenzione. I reparti necessitano ancora di un metodo controllato per spostare i rifiuti verso i depositi e poi nelle sale di trattamento. L'ospedale dovrebbe mappare gli spostamenti dei contenitori, le responsabilità del personale, le procedure di pulizia, il controllo degli accessi e il percorso da seguire quando la macchina non è disponibile.

11. La convalida deve essere concordata prima dell'ordine di acquisto.

Un sistema di trattamento può funzionare perfettamente durante una dimostrazione e lasciare comunque irrisolti importanti interrogativi. L'ufficio acquisti dovrebbe definire le prove richieste prima che l'apparecchiatura venga rilasciata per l'uso di routine.

Il processo di collaudo delle apparecchiature si articola generalmente in tre fasi:

Il test più utile non è solitamente quello con il carico più semplice. Se un ospedale gestisce regolarmente medicazioni umide, materiali plastici misti, tubi o oggetti taglienti selezionati, il piano di qualificazione dovrebbe spiegare come verranno simulate queste importanti condizioni.

L'acquirente deve documentare:

• famiglia di rifiuti in fase di test;
• tipo di contenitore;
• caricare massa e volume;
• schema di carico;
• parametri critici del processo;
• metodo di prova;
• criteri di accettazione;
• procedura di test fallita; e
• responsabilità per la ripetizione dei test.

Nei sistemi in rete, le registrazioni dovrebbero inoltre consentire all'ospedale di identificare la fonte di un carico, del lotto di trattamento, dell'operatore o del responsabile, a seconda del flusso di lavoro effettivo e dei requisiti normativi.

12. Il modello di servizio è più importante di quanto la maggior parte degli acquirenti di apparecchiature si aspetti.

Il momento migliore per pensare alla manutenzione è prima che si verifichi un guasto.

Chiedete al fornitore come viene organizzata la manutenzione preventiva, quali componenti sono considerati soggetti a usura, come funziona l'assistenza remota, come vengono forniti i pezzi di ricambio e cosa succede quando l'operatore locale non riesce a risolvere un allarme.

Le informazioni sui servizi pubblici di WEIDUN descrivono la valutazione del sito, la progettazione della soluzione, la formazione degli operatori, la manutenzione preventiva, la diagnostica a distanza, la fornitura di pezzi di ricambio, il monitoraggio e il supporto all'implementazione. Per un progetto reale, ogni elemento dovrebbe essere tradotto in un risultato concreto e in una responsabilità contrattuale, anziché essere lasciato come una generica dichiarazione di servizio.

13. Elabora il piano per i periodi di inattività prima che ne abbia bisogno

Ogni modello di trattamento, prima o poi, incontra un'interruzione. La causa potrebbe essere la manutenzione delle apparecchiature, un problema di alimentazione, l'assenza dell'operatore, un ciclo fallito, un problema al veicolo o la chiusura di una strada.

Invece di chiedersi se si verificheranno tempi di inattività, è meglio calcolare cosa dovrà fare l'ospedale quando questi si verificheranno.

La situazione di emergenza può essere gestita tramite stoccaggio controllato, un'altra unità di trattamento, un altro impianto di trattamento, un appaltatore autorizzato o una combinazione di questi.

Esempio in loco

Se un ospedale normalmente tratta localmente i rifiuti compatibili, ma l'impianto non è disponibile per due giorni, è necessario aver già individuato l'azienda appaltatrice di riserva. L'ospedale deve essere a conoscenza della quantità massima di rifiuti che possono essere stoccati, della procedura di raccolta e dei tempi di risposta previsti.

Esempio centralizzato

Se un impianto regionale è responsabile di otto ospedali e una linea di trattamento si guasta, il gestore deve spiegare come viene allocata la capacità rimanente. Se l'impianto non dispone di capacità di riserva, è necessario definire il percorso di backup prima dell'interruzione.

Questo è uno dei motivi per cui un sistema leggermente più costoso può rivelarsi un acquisto migliore. Un prezzo basso non compensa il fatto che una stanza dei rifiuti raggiunga la sua capacità massima durante un guasto prolungato.

14. Utilizzare la stessa scheda di valutazione per ogni opzione

I team addetti agli acquisti spesso confrontano i fornitori basandosi su presupposti diversi. Una proposta si concentra sulle apparecchiature, un'altra sui costi di trattamento, una terza include trasporto e assistenza. Il confronto che ne risulta appare preciso, ma in realtà non è omogeneo.

Utilizzare le stesse categorie di prove per ogni opzione.

15. Cosa dovrebbero includere gli ospedali in una richiesta di preventivo (RFQ)?

Una buona richiesta di offerta (RFQ) non deve essere enorme. Deve fornire a tutti i partecipanti alla gara le stesse informazioni utili.

1. Tipologia di struttura, ubicazione e numero di sedi.
2. Categorie di rifiuti attuali e procedura di separazione.
3. Massa di rifiuti compatibile media e di picco.
4. Volume del contenitore occupato e lotto massimo realistico.
5. Tipologie di contenitori e relative condizioni di umidità.
6. Categorie di rifiuti che devono rimanere su percorsi separati.
7. Frequenza di raccolta attuale e distanza di trasporto.
8. Orari di apertura e organico disponibili.
9. Dimensioni della stanza, percorso di accesso e informazioni sui servizi.
10. Endpoint di trattamento richiesto e aspettative di validazione.
11. Requisiti relativi alla destinazione e all'accettazione dei residui trattati.
12. Aspettative in materia di formazione, manutenzione e pezzi di ricambio.
13. Obbligo di conservazione dei registri e dei dati.
14. Requisiti per il trattamento di backup.
15. Condizioni commerciali, ambito di fornitura ed esclusioni.

Chiedi ai fornitori di etichettare le loro prove

Una convenzione utile in materia di appalti è quella di distinguere tra le informazioni già pubblicate e quelle che devono ancora essere verificate.

Questa piccola distinzione impedisce che le informazioni di marketing si trasformino silenziosamente in una garanzia contrattuale di prestazione.

16. Un processo di valutazione pratico per un progetto ospedaliero

Passaggio 1: Mappare il percorso esistente

Seguite il percorso dei rifiuti dal reparto di provenienza fino alla destinazione finale. Registrate dove vengono pesati, stoccati, consegnati, trasportati e trattati. Intervistate le persone che effettivamente svolgono il lavoro, anziché affidarvi esclusivamente alle procedure scritte.

Fase 2: Misurare i rifiuti

Utilizzare, ove possibile, almeno sette giorni rappresentativi. Registrare la massa media e di picco, il volume occupato e il lotto più grande realistico. Identificare separatamente i rifiuti speciali.

Passaggio 3: Controllare la stanza

Misurare porte, altezza del soffitto, condizioni del pavimento e accesso per la manutenzione. Verificare l'alimentazione elettrica, la ventilazione, il drenaggio e qualsiasi altro requisito specifico relativo alla tecnologia.

Passaggio 4: Confronta tre percorsi

Anche quando l'ospedale preferisce il trattamento in loco, è necessario valutare sia il percorso centralizzato attualmente in uso, sia un percorso alternativo realistico. Questo fornisce un punto di riferimento per la valutazione economica.

Fase 5: Emettere una richiesta di offerta comune

Fornite ai fornitori preselezionati gli stessi dati sui rifiuti e le stesse informazioni sul sito. Chiedete loro di specificare le ipotesi su cui si basano, anziché colmare le lacune con stime ottimistiche.

Passaggio 6: Testare il caso difficile

La scelta del carico di rifiuti più semplice non dovrebbe essere l'unico criterio per la decisione tecnica. È necessario individuare la tipologia di rifiuti che presenta le maggiori problematiche operative e chiedere come verrà valutata.

Passaggio 7: Calcolare il costo totale di proprietà (TCO)

Riunire in un unico modello capitale, manodopera, trasporti, utenze, manutenzione, validazione, gestione dei residui e imprevisti. Utilizzare, ove possibile, i costi locali.

Passaggio 8: Chiudere il piano di backup

Non approvate il progetto finché il team non saprà dove finiscono i rifiuti una volta terminato il percorso selezionato.

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