Tratamento de Resíduos Médicos no Local versus Tratamento Centralizado: Uma Estrutura de Solicitação de Cotação Baseada em Evidências

Por que o local de tratamento altera a economia do gerenciamento de resíduos médicos?

Imagine um hospital com uma empresa de coleta de lixo confiável. O caminhão de coleta chega todas as tardes, os contêineres saem do local e a estação de tratamento cuida do restante. No papel, o esquema parece simples.

Agora imagine que o hospital se expande, a rota de coleta fica mais longa, a sala de resíduos começa a encher antes da coleta e a empresa terceirizada precisa atender várias unidades na mesma rota. O preço do tratamento pode não ter mudado em nada, mas o risco operacional real do hospital aumentou.

O oposto pode acontecer com um sistema instalado no local. Um hospital pode comprar equipamentos esperando reduzir os custos de transporte e descarte, apenas para descobrir que a unidade é pouco utilizada, os operadores não estão disponíveis em todos os turnos e os resíduos especiais ainda exigem um prestador de serviços externo.

Por isso, a comparação útil não é simplesmente: Qual método de tratamento é mais barato?

Uma pergunta melhor seria: “Qual modelo operacional oferece a esta unidade de saúde o caminho mais controlável desde a geração de resíduos até a sua destinação final?”

1. Qual modelo operacional um hospital deve considerar primeiro?

Antes de solicitar orçamentos, defina o tipo de rede com que você está lidando. A maioria dos projetos se enquadra em um dos três arranjos práticos.

A tabela é um ponto de partida, não um resultado final. Um hospital rural pode valorizar mais a confiabilidade do transporte do que a eficiência do capital. Um hospital urbano localizado próximo a um centro de saúde consolidado pode chegar à conclusão oposta.

2. Quando o tratamento de resíduos médicos no local faz sentido na prática

O tratamento no local torna-se interessante quando o próprio percurso dos resíduos está causando problemas.

Considere um hospital em uma região remota. A empresa contratada para a coleta de resíduos pode atender a área apenas em determinados dias. Chuvas fortes podem afetar as estradas. O depósito temporário tem capacidade limitada. O hospital também pode querer reduzir a quantidade de resíduos infecciosos não tratados que saem das instalações.

Nessa situação, tratar os resíduos compatíveis mais perto da fonte pode alterar o fluxo de trabalho. Em vez de esperar pela próxima coleta, o hospital pode programar o tratamento de acordo com a sua própria geração de resíduos.

A mesma lógica pode ser aplicada a um grande complexo médico. Se vários departamentos produzem resíduos compatíveis ao longo do dia, uma sala de tratamento local pode se tornar parte do processo interno de descarte de resíduos, em vez de um equipamento isolado.

As vantagens são reais, mas vêm acompanhadas de responsabilidades.

• Alguém precisa ser responsável pela operação diária.
• Os operadores precisam de instruções claras sobre os materiais permitidos e os materiais excluídos.
• Ciclos com falha ou interrompidos necessitam de um procedimento de quarentena.
• A manutenção preventiva deve ser agendada, e não adiada.
• Os registros de tratamento devem permanecer disponíveis para consulta.
• Os resíduos tratados ainda precisam de um destino autorizado.
• O hospital precisa de uma rota alternativa para quando o equipamento não estiver disponível.

Pode ser a escolha errada quando o volume de resíduos compatíveis for extremamente baixo, quando a maioria dos resíduos exigir tratamento especializado ou quando a instalação não puder fornecer o espaço, os operadores e o suporte de manutenção necessários.

3. Quando o tratamento centralizado de resíduos médicos se torna mais atrativo

A centralização resolve um problema diferente: a subutilização e a fragmentação dos recursos técnicos.

Uma clínica pequena pode gerar uma quantidade insuficiente de resíduos compatíveis para justificar a instalação de equipamentos dedicados. Já dez clínicas localizadas em uma área de coleta razoável apresentam um cenário diferente. Juntas, elas podem gerar um fluxo constante o bastante para sustentar um centro de tratamento bem estruturado.

A central de operações pode concentrar operadores treinados, conhecimento em manutenção, peças de reposição e registros de tratamento. Isso pode ser valioso quando as unidades de saúde individuais não possuem equipe de engenharia.

Há outro lado da moeda.

Agora, os resíduos precisam ser transportados. Alguém precisa coletá-los, carregar o veículo, percorrer a rota, receber os contêineres, conferir o manifesto e levar o material para a área de tratamento. Cada uma dessas etapas custa dinheiro e cria mais uma possibilidade de atraso.

A centralização é, portanto, mais forte quando a rede possui:

• geradores suficientes para manter a usina em pleno funcionamento;
• cronogramas de coleta previsíveis;
• distâncias práticas de transporte;
• capacidade adequada de recebimento e armazenamento;
• operadores de máquinas treinados;
• capacidade de tratamento confiável durante os períodos de pico; e
• um plano de contingência documentado.

Uma central de energia também pode se tornar um ponto único de falha. Se uma única instalação atende a toda uma rede de saúde, uma grande interrupção pode causar problemas para todos os geradores simultaneamente.

A resposta deve ser específica. "Temos um plano de emergência" não basta. Pergunte para onde vai o lixo, qual a quantidade que pode ser aceita, quem organiza o transporte e com que rapidez a rota alternativa pode ser iniciada.

4. Por que um modelo híbrido às vezes é a solução mais realista

As redes de saúde raramente são uniformes. Um grupo hospitalar pode incluir um hospital de 600 leitos em uma cidade, três clínicas comunitárias, um complexo de laboratórios e duas unidades remotas. Impor um único modelo de tratamento a todos eles pode ser menos eficiente do que oferecer a cada unidade um percurso adequado.

Um arranjo híbrido poderia ter a seguinte aparência:

A vantagem é a flexibilidade. A desvantagem é a governança. Cada rota precisa de regras de segregação consistentes, registros, responsabilidades e treinamento.

Para um grupo de saúde, o melhor modelo pode, portanto, ser um projeto em rede em vez de uma decisão baseada em um único equipamento.

5. Comece pelo desperdício, não pelo número de leitos hospitalares.

A contagem de leitos é conveniente por ser fácil de obter. No entanto, é um substituto inadequado para a medição precisa dos resíduos quando o objetivo é selecionar a capacidade de tratamento.

Dois hospitais com o mesmo número de leitos podem ter perfis de resíduos muito diferentes. Um hospital cirúrgico, um hospital universitário, um centro de reabilitação e um ambulatório médico podem operar de maneiras muito distintas.

Antes de comparar os equipamentos, crie um mapa de desperdício.

No mínimo, registre:

• massa média de resíduos compatíveis por dia;
• pico de massa de resíduos compatíveis;
• volume do contêiner ocupado;
• maior lote prático;
• condições de umidade ou de líquido livre;
• Objetos cortantes e vidro;
• tipos de contêineres;
• tempo de armazenamento atual;
• categorias de resíduos excluídas; e
• Arranjos atuais de transporte e descarte.

Elabore uma matriz de aceitação por escrito.

As diretrizes públicas da WEIDUN sobre materiais listam exemplos de materiais clínicos, laboratoriais e descartáveis ​​de saúde que causam infecções, além de identificar exclusões como materiais radioativos e compostos inflamáveis ​​ou explosivos. O limite exato de aceitação ainda precisa ser confirmado para o modelo proposto, a carga e o ambiente regulatório local.

Esta etapa evita um dos erros mais dispendiosos no planejamento do tratamento: comprar capacidade para resíduos que o sistema selecionado jamais deveria receber.

6. Calcule a capacidade prática em vez da capacidade indicada no folheto.

Um valor publicado de quilogramas por hora é útil para avaliar modelos. Não deve ser considerado como um valor garantido de produção diária.

Suponha que um hospital tenha 240 kg de resíduos compatíveis para processar durante um período de tratamento de seis horas.

Isso parece simples até que a tarefa real seja colocada no papel. Os operadores precisam carregar o sistema, iniciar o processo, monitorá-lo, descarregar o material tratado, inspecionar o resultado, limpar a área de trabalho, registrar o lote e, ocasionalmente, lidar com algum problema.

O mesmo se aplica às estações de tratamento centralizadas. Uma linha de tratamento pode ter capacidade nominal suficiente, enquanto a área de recepção não consegue lidar com a chegada de vários veículos pela manhã.

Use tanto a massa quanto o volume.

A densidade dos resíduos pode alterar drasticamente o resultado. Dez quilos de materiais de proteção leves podem ocupar muito mais espaço do que dez quilos de material denso e úmido.

Portanto, um hospital deve solicitar aos fornecedores que considerem:

• quilogramas por lote;
• volume ocupado por lote;
• tamanho máximo realista do lote;
• tempo de ciclo completo;
• Tempo de carga e descarga;
• Horário de disponibilidade do operador;
• manutenção planejada; e
• capacidade de contingência necessária.

Modelos WAYDO para triagem inicial

Estes são dados de triagem publicados pelo fabricante. Eles não garantem a produção diária para todas as misturas de resíduos. Confirme a ficha técnica atual, as condições de teste de capacidade, a configuração e a carga permitida antes de aprovar um modelo.

7. Não confunda o local do tratamento com a tecnologia de tratamento.

No local e centralizado descreve onde O tratamento é realizado. FHT, autoclave a vapor e outras tecnologias descrevem como O tratamento é realizado.

São decisões distintas.

Um hospital poderia utilizar tratamento a vapor no local. Uma unidade regional poderia utilizar FHT (Terapia de Alta Frequência). Um prestador de serviços comercial poderia utilizar um processo validado diferente. Portanto, o processo de compras deve avaliar a localização e a tecnologia de forma independente antes de combiná-las na análise final do negócio.

8. Onde a FHT se encaixa em um projeto local ou centralizado

A WEIDUN descreve o Tratamento Térmico por Fricção (FHT, na sigla em inglês) como um processo sem combustão, no qual a trituração e a mistura mecânicas geram calor dentro do recipiente de tratamento. A sequência do processo publicada inclui carregamento, trituração e mistura, aquecimento por fricção, tratamento, resfriamento e descarregamento.

As informações públicas sobre o FHT descrevem uma fase de tratamento em torno de 150 °C, com um tempo de ciclo de aproximadamente 25 a 35 minutos, e uma redução microbiana de 6 Log10, segundo o fabricante, de acordo com o critério STAATT Nível IV. Também publicam dados sobre redução de volume e peso.

Esses números são úteis quando um comprador está criando uma lista restrita. Eles não devem ser copiados para uma especificação de aceitação hospitalar sem verificar o modelo real, a carga de resíduos, o método de medição e a documentação de teste de suporte.

Portanto, o FHT pode ser considerado tanto em projetos de nível de instalação quanto em projetos centralizados. A localização não altera as questões básicas de aquisição: Quais resíduos são utilizados? Quais condições de processo são demonstradas? Qual é o produto final? Como o resultado é documentado? Para onde vai o material tratado?

9. Compare o custo para cinco ou dez anos, não a primeira cotação.

É aqui que muitas comparações se tornam enganosas.

Um fornecedor centralizado pode cotar uma taxa de tratamento por quilograma. Um fornecedor de equipamentos pode cotar o preço da máquina. Nenhum desses valores representa o custo total do tratamento.

Categorias de custos no local

• Compra e entrega de equipamentos
• Preparação do espaço e ligações de serviços públicos
• Instalação e comissionamento
• Qualificação e validação
• Operador de mão de obra
• Eletricidade, água e materiais de consumo, quando aplicável.
• Manutenção preventiva e peças de desgaste
• Gestão de treinamento e registros
• Manuseio de resíduos tratados
• Eliminação externa de resíduos excluídos
• Tratamento de backup durante o período de inatividade

Categorias de custos centralizadas

• Contêineres e armazenamento interno
• Trabalho de cobrança
• Veículos e condutores
• Custos relacionados a combustível, seguro e transporte
• Taxas de tratamento
• Taxas mínimas de coleta ou serviço
• Sobretaxas por distância, emergência ou combustível
• Manuseio de cargas rejeitadas
• Custos de descarte final
• Administração de contratos

Coloque as duas rotas na mesma planilha e use o mesmo horizonte temporal.

Em seguida, execute pelo menos três casos:

1. Utilização abaixo do esperado
2. utilização normal esperada
3. Cenário de pico ou crescimento

Isso é importante porque um sistema instalado no local pode parecer excelente quando usado diariamente, mas muito menos atraente quando opera apenas alguns lotes por semana. Um serviço centralizado pode ter o problema oposto: taxas de tratamento atraentes, mas transporte e coleta de emergência caros quando a rede se torna menos previsível.

10. O transporte e o armazenamento podem alterar a resposta.

O transporte é fácil de ser negligenciado porque muitas vezes é visto como um serviço de rotina em vez de um custo técnico significativo. Em um modelo centralizado, no entanto, ele se torna parte do sistema de tratamento.

Pergunte por quanto tempo os resíduos normalmente permanecem no gerador. Em seguida, observe o trajeto real da sala de resíduos até a estação de tratamento. A distância é apenas uma variável. A frequência da coleta, a qualidade das estradas, a disponibilidade de veículos, o tráfego e os limites de armazenamento podem ser igualmente importantes.

Questões para tratamento centralizado

• Com que frequência cada local é coletado?
• Qual é o intervalo de coleta normal e máximo?
• Qual a capacidade de transporte de resíduos do veículo?
• O que acontece se o veículo avariar?
• O que acontece se a usina não puder receber a carga?
• Como são tratadas as cargas rejeitadas ou segregadas incorretamente?
• Como é registrado o processo de transferência de responsabilidade?
• Quem é o responsável durante cada transferência?

Perguntas para tratamento no local

O percurso interno merece a mesma atenção. Os departamentos ainda precisam de uma forma controlada de transportar os resíduos para o armazenamento e, em seguida, para a sala de tratamento. O hospital deve mapear a movimentação dos contêineres, as responsabilidades da equipe, os procedimentos de limpeza, o controle de acesso e o percurso a ser utilizado quando o equipamento estiver indisponível.

11. A validação deve ser acordada antes da ordem de compra.

Um sistema de tratamento pode funcionar perfeitamente durante uma demonstração e ainda assim deixar questões importantes sem resposta. O processo de aquisição deve definir as evidências necessárias antes que o equipamento seja liberado para uso rotineiro.

Durante o processo de aceitação de equipamentos, geralmente são feitas três etapas separadas:

O teste mais útil geralmente não é o mais fácil. Se um hospital lida rotineiramente com curativos úmidos, plásticos mistos, tubos ou materiais perfurocortantes selecionados, o plano de qualificação deve explicar como essas condições importantes serão representadas.

O comprador deve documentar:

• Família de resíduos sendo testada;
• tipo de contêiner;
• carga massa e volume;
• padrão de carregamento;
• parâmetros críticos do processo;
• método de teste;
• critérios de aceitação;
• procedimento de teste reprovado; e
• responsabilidade pela realização de novos testes.

Para sistemas em rede, os registros também devem permitir que o hospital identifique a origem de uma carga, lote de tratamento, operador ou responsável, dependendo do fluxo de trabalho real e dos requisitos regulamentares.

12. O modelo de serviço importa mais do que a maioria dos compradores de equipamentos espera.

O momento mais fácil para pensar em manutenção é antes que algo quebre.

Pergunte ao fornecedor como a manutenção preventiva é organizada, quais peças são consideradas de desgaste, como funciona o suporte remoto, como as peças de reposição são fornecidas e o que acontece quando o operador local não consegue resolver um alarme.

As informações de serviço público da WEIDUN descrevem avaliação do local, projeto da solução, treinamento do operador, manutenção preventiva, diagnóstico remoto, fornecimento de peças de reposição, monitoramento e suporte à implantação. Para um projeto real, cada item deve ser traduzido em um entregável e uma responsabilidade contratual, em vez de ser deixado como uma declaração de serviço genérica.

13. Elabore o plano de contingência antes de precisar dele.

Todo modelo de tratamento eventualmente encontra uma interrupção. A causa pode ser manutenção de equipamentos, problema de energia, ausência de operador, falha em um ciclo, problema com o veículo ou fechamento de uma via.

Em vez de perguntar se haverá períodos de inatividade, calcule o que o hospital precisa fazer quando eles ocorrerem.

A situação de contingência pode ser gerenciada por meio de armazenamento controlado, outra unidade de tratamento, outra estação de tratamento, um empreiteiro licenciado ou uma combinação destes.

Exemplo no local

Se um hospital normalmente trata resíduos compatíveis localmente, mas a unidade estiver indisponível por dois dias, o fornecedor alternativo já deve ter sido identificado. O hospital deve saber a quantidade máxima que pode ser armazenada, o procedimento de coleta e o tempo de resposta esperado.

Exemplo centralizado

Se uma central regional for responsável por oito hospitais e uma linha de tratamento ficar inoperante, o operador precisa explicar como a capacidade restante será alocada. Caso a central não possua capacidade ociosa, a rota de contingência precisa ser definida antes da interrupção.

Essa é uma das razões pelas quais um sistema um pouco mais caro pode ser a melhor compra. Um preço baixo não compensa uma sala de resíduos que atinge sua capacidade máxima durante uma falha prolongada.

14. Use a mesma ficha de avaliação para todas as opções.

As equipes de compras frequentemente comparam fornecedores usando diferentes premissas. Uma proposta foca em equipamentos. Outra, no custo do tratamento. Uma terceira inclui transporte e serviços. A comparação resultante parece precisa, mas na realidade não é equivalente.

Utilize as mesmas categorias de evidência para todas as opções.

15. O que os hospitais devem incluir em uma solicitação de cotação (RFP)?

Uma boa solicitação de cotação não precisa ser enorme. Ela precisa fornecer a todos os licitantes as mesmas informações úteis.

1. Tipo de instalação, localização e número de locais.
2. Categorias atuais de resíduos e procedimento de segregação.
3. Massa média e máxima de resíduos compatíveis.
4. Volume do contêiner ocupado e maior lote realista.
5. Tipos de recipientes e respectivas condições de umidade.
6. Categorias de resíduos que devem permanecer em rotas separadas.
7. Frequência atual de coleta e distância de transporte.
8. Horário de funcionamento e escala de funcionários disponíveis.
9. Dimensões do cômodo, rota de acesso e informações sobre serviços públicos.
10. Objetivos de tratamento e expectativas de validação necessários.
11. Requisitos de destino e aceitação de resíduos tratados.
12. Expectativas em relação a treinamento, manutenção e peças de reposição.
13. Registros obrigatórios e retenção de dados.
14. Requisitos de tratamento de backup.
15. Termos comerciais, âmbito de entrega e exclusões.

Solicite aos fornecedores que rotulem suas evidências.

Uma convenção útil em matéria de aquisições é distinguir entre informações já publicadas e informações que ainda precisam ser comprovadas.

Essa pequena distinção impede que as informações de marketing se transformem, discretamente, em uma garantia de desempenho contratual.

16. Um processo prático de avaliação para um projeto hospitalar

Passo 1: Mapeie a rota existente

Acompanhe o fluxo de resíduos desde o departamento até o destino final. Registre onde são pesados, armazenados, entregues, transportados e tratados. Entreviste as pessoas que realmente executam o trabalho, em vez de se basear apenas em procedimentos escritos.

Etapa 2: Meça o desperdício

Utilize pelo menos sete dias representativos, sempre que possível. Registre a massa média e máxima, o volume ocupado e o maior lote realista. Identifique os resíduos especiais separadamente.

Passo 3: Verifique o quarto

Meça as portas, a altura do teto, as condições do piso e o acesso para manutenção. Confirme o fornecimento de energia elétrica, a ventilação, o sistema de drenagem e quaisquer outros requisitos específicos da tecnologia.

Passo 4: Compare três rotas

Mesmo quando o hospital preferir o tratamento no local, calcule o preço da rota centralizada atual e de uma rota alternativa viável. Isso fornece um ponto de referência para a análise de viabilidade do negócio.

Etapa 5: Emitir uma solicitação de cotação (RFQ) comum.

Forneça aos fornecedores pré-selecionados os mesmos dados sobre resíduos e informações sobre o local. Peça-lhes que declarem as premissas em vez de preencherem as lacunas com estimativas otimistas.

Etapa 6: Teste o caso difícil

A carga de resíduos mais fácil de manusear não deve ser a única base para a decisão técnica. Identifique a família de resíduos que gera maior preocupação operacional e questione como ela será avaliada.

Etapa 7: Construir o Custo Total de Propriedade (TCO)

Integre capital, mão de obra, transporte, serviços públicos, manutenção, validação, gestão de resíduos e contingências em um único modelo. Utilize custos locais sempre que possível.

Etapa 8: Feche o plano de backup

Não aprove o projeto até que a equipe saiba para onde vai o lixo quando o trajeto escolhido terminar.

Perguntas frequentes